Od początku roku 2013 nie ma obowiązku umieszczania na fakturze VAT nagłówka „VAT”. Ponieważ część Użytkowników chciałaby jednak umieszczać go na swoich fakturach, umożliwiamy taką opcję.
Jeżeli chcemy dodać oznaczenie „VAT” do wystawianych faktur, należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Ogólne” znajduje się rubryka „VAT w tytule”, należy zaznaczyć tę opcję i potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Od tego momentu wszystkie wystawiane faktury, będą posiadały nagłówek „Faktura VAT”.
Korzystanie z naszego systemu Fakturex jest zupełnie bezpłatne.
Wystawiając nową fakturę możemy dopisać na niej własny tekst / komentarz, który będzie wyświetlał się na fakturze, może być on widoczny tylko w systemie, albo można dodać go także do wersji PDF / drukowanej faktury. Na stronie tworzenia faktury należy odnaleźć dział „Szczegóły” (znajduje się on po lewej stronie w dolnej części dokumentu) i przejść do rubryki „Uwagi”, w wyznaczonym polu należy wpisać tekst komentarza, jeżeli chcemy żeby pojawiał się one wersji PDF / drukowanej faktury zaznaczmy okienko znajdujące się poniżej pola z uwagami.
Jeżeli chcemy dodać „uwagi” do już istniejącej faktury, należy przejść do jej podglądu (wskazówki jak to zrobić znajdują się tutaj). {odnośnik do pytania 16). Następnie z menu po prawej stronie wybrać opcję „Edytuj fakturę” i dalej postępować analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej faktury. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz fakturę”.
Jeżeli wystawiając faktury za każdym razem wprowadzamy podobne komentarze, to nie musimy robić tego ręcznie, ale używać wcześniej zdefiniowanych uwag. Aby dodać wzory gotowych komentarzy należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Uwagi na fakturach” klikamy w przycisk „Dodaj nową uwagę”. W formularzu wpisujemy nazwę komentarza, jego treść i decydujemy czy dany komentarz ma się automatycznie drukować na fakturach i czy ma się pojawiać jako domyślny przy wystawianiu każdej nowej faktury, potwierdzamy przyciskiem „Zapisz”. Od tego momentu komentarz, który zdefiniowaliśmy jako domyślny, będzie pojawiać się na każdej nowej fakturze, wyświetlać się będzie również lista wszystkich pozostałych dostępnych komentarzy (po lewej stronie w dolnej części dokumentu, pod polem „Uwagi”). Podczas każdorazowego tworzenia lub edycji faktury można decydować o ich zastosowaniu.
Aby dodać nowego kontrahenta do swojej bazy, należy z menu widocznego po lewej stronie ekranu wybrać zakładkę „Kontrahenci”, a następnie przejść do „Listy kontrahentów”. System przeniesie nas do bazy kontrahentów. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Lista klientów”. W bazie „Kontrahenci” u góry po prawej stronie znajduje się zakładka „Opcje klientów”. Nowego klienta możemy dodać na 2 sposoby. Gdy skorzystamy z opcji „Dodaj nowego klienta” otworzy się formularz, w którym ręcznie wpisujemy wszystkie niezbędne dane i zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”. Nowy klient zostaje zapisany w systemie i pojawia się na liście kontrahentów. Przy wyborze opcji „Dodaj nowego klienta po NIP”, system Fakturex łączy się z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego i wyszukuje podmiot po wpisaniu przez nas jego numeru NIP. Po wyszukaniu zatwierdzamy przyciskiem „Dodaj firmę” i nowy klient pojawia się w bazie kontrahentów. Jeżeli utworzymy fakturę dla klienta, którego nie ma na naszej liście (wpisując na fakturze jego dane po raz pierwszy), system automatycznie doda nowego klienta do bazy kontrahentów.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów, które weszło w życie z początkiem 2013 roku, nie ma potrzeby umieszczania na fakturach oznaczeń „oryginał” i „kopia”. Ponieważ część Użytkowników chciałaby jednak umieszczać je na swoich fakturach, umożliwiamy taką opcję. Dodanie tych oznaczeń możliwe jest przy generowaniu i pobieraniu faktury w formacie PDF. Wskazówki jak pobrać fakturę w formacie PDF znajdują się w pytaniu „Jak pobrać fakturę w formacie PDF?”.
Z menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę „Ustawienia”, a następnie przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Ogólne” na samym dole znajduje się rubryka „Oznaczenia dodatkowe”, należy wybrać odpowiednią opcję np. metoda kasowa i potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Ustawienie danej opcji spowoduje, że na każdej wystawianej fakturze będzie się ona pojawiać domyślnie.
Aby dodać nowy produkt lub usługę do swojej bazy, należy z menu widocznego po lewej stronie ekranu wybrać zakładkę „Magazyn”, a następnie przejść do „Listy produktów”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Lista produktów”. W otworzonej bazie „Produkty” u góry po prawej stronie znajduje się zakładka „Opcje produktów”. Należy wybrać opcję „ Dodaj nowy produkt”, otworzy się wówczas formularz, w którym ręcznie wpisujemy wszystkie niezbędne informacje i zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”. Nowy produkt lub usługa zostaje dodany do systemu i pojawia się na liście produktów.
Jeżeli utworzymy fakturę z produktem/ usługą, którego nie ma na naszej liście (wpisując go na fakturze po raz pierwszy), system automatycznie doda nowy produkt/usługę do bazy produktów.
Do jednego konta w systemie Fakturex można przypisać kilka różnych firm i w trakcie korzystania z programu swobodnie przełączać się między nimi bez potrzeby wylogowywania się. Proszę jednak pamiętać, że każda firma posiada własne faktury, własnych klientów i indywidualną bazę produktów, nie ma możliwości żeby np. kilka firm korzystało z jednej listy kontrahentów. Jeżeli chcemy aby nasze firmy miały tę samą bazę klientów, musimy z osobna dla każdej z nich taką bazę utworzyć.
Aby zarządzać firmami na koncie, należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Ustawienia”, a następnie przejść do „Zmień/dodaj firmę”. W panelu zarządzania firmami wyświetla się lista wszystkich naszych firm. Nową firmę możemy dodać, używając przycisku „Dodaj nową firmę”, znajduje się on w prawym górnym rogu podstrony. Wypełniamy wszystkie niezbędne dane w formularzu i zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”.
W tym miejscu możemy także określić firmę, która będzie aktywna domyślnie po każdorazowym zalogowaniu się użytkownika w systemie (przycisk „Ustaw jako domyślną”, domyślna firma jest na liście oznaczona „ptaszkiem”) oraz określić firmę aktywną w aktualnej sesji tzn. tą, w której obrębie chcemy pracować w danym momencie (przycisk „Ustaw jako aktywną”, aktywna firma jest na liście oznaczona „ptaszkiem”, dodatkowo informacja dotycząca aktywnej firmy wyświetlana jest cały czas w prawym górnym rogu ekranu). Aktywna firma może zostać zmieniana w trakcie trwania sesji wielokrotnie.
Aby pobrać zapisaną wcześniej fakturę w formacie PDF, należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Sprzedaż”, a następnie przejść do „Listy faktur VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Lista faktur”. Po odszukaniu na liście danej faktury należy rozwinąć przyporządkowane jej „Opcje” znajdujące się po prawej stronie i wybrać „Pobierz PDF”. Pojawi się formularz, w którym zaznaczmy właściwe opcje pobierania (np. z oznaczeniem oryginał/kopia) i zatwierdzamy przyciskiem „Pobierz dokument”. Faktura zostanie pobrana na komputer.
Fakturę można również pobrać z poziomu jej podglądu, należy wówczas na liście faktur kliknąć na numer odpowiedniej faktury lub rozwinąć jej „Opcje” i wybrać „Podgląd”. System otworzy podgląd danej faktury i na górze z prawej strony ekranu pojawią opcje pobierania dokumentu, należy wybrać opcję „Pobierz PDF”.
Jeżeli faktura, którą chcemy pobrać była wystawiona niedawno, najszybciej odnajdziemy ją na stronie głównej konta w dziale „Ostatnio wystawione faktury”, znajduje się on z prawej strony ekranu (widocznych jest tam 5 najnowszych faktur). Należy kliknąć na numer właściwej faktury, a system otworzy jej podgląd.
Aby przejść do podglądu istniejącej w bazie faktury, należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Sprzedaż”, a następnie przejść do „Listy faktur VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się na stronie głównej systemu, należy wtedy wybrać przycisk „Lista faktur”. Po odszukaniu na liście odpowiedniej faktury należy rozwinąć przyporządkowane jej „Opcje” znajdujące się po prawej stronie i wybrać „Podgląd” lub kliknąć w numer faktury, wtedy system otworzy podgląd danej faktury. Z rubryki „Opcje” możemy także bezpośrednio wybrać „Edycję”, wtedy system przeniesie nas od razu do edycji danej faktury.
Jeżeli chcemy przejść do podglądu faktury niedawno wystawionej, najszybciej odnajdziemy ją na stronie głównej konta w dziale „Ostatnio wystawione faktury”, znajduje się on z prawej strony ekranu (widocznych jest tam 5 najnowszych faktur). Należy kliknąć na numer właściwej faktury, a system otworzy jej podgląd.
Na podglądzie faktury na górze z prawej strony ekranu pojawią opcje dokumentu umożliwiające: wygenerowanie danej faktury w PDF, drukowanie, wystawienie podobnej faktury, wystawnie korekty faktury, edycję faktury lub jej usunięcie.
Z „Listy kontrahentów” należy przejść do podglądu danych właściwego klienta, poprzez kliknięcie na jego nazwę lub wybranie „Podglądu” z przyporządkowanych mu „Opcji”. Na podglądzie danych klienta u góry po prawej stronie wyświetlą się opcję klienta, jeżeli chcemy na stałe usunąć go z bazy wybieramy opcję „Usuń”. UWAGA! Usunięcie klienta z bazy spowoduje, że zostaną usunięte z systemu także wszystkie jego faktury. Dlatego jeśli nie chcemy żeby kontrahent pojawiał się w wynikach wyszukiwania podczas wystawiania faktur, lepszą opcją będzie archiwizacja, z opcji klienta wybieramy wtedy „Archiwizuj”. Funkcja ta pozostawia klienta w bazie systemu (ale z przekreśloną nazwą), pozostawiając jednocześnie wszystkie jego dokumenty, ale zarchiwizowany klient nie będzie się już pojawiał w wynikach wyszukiwania.
Wystawiając nową fakturę, możemy zdecydować czy mają znaleźć się na niej znaczone miejsca na podpisy (wystawcy i odbiorcy). Na stronie tworzenia faktury należy odnaleźć dział „Ustawienia” (znajduje się on w centralnej dolnej części dokumentu) i przejść do rubryki „Podpisy na fakturze”, następnie po kliknięciu w rozwijalną listę wybrać pożądaną opcję.
Jeżeli chcemy zmienić wygląd już istniejącej faktury, należy przejść do jej podglądu (wskazówki jak to zrobić znajdują się tutaj). {odnośnik do pytania 16). Następnie z menu po prawej stronie wybrać opcję „Edytuj fakturę” i dalej postępować analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej faktury. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem „Zapisz fakturę”.
Możemy również zmienić stałe domyślne oznaczenie dla wszystkich wystawianych faktur, w tym celu z menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Ogólne” znajduje się rubryka „Domyślne ustawienie podpisów”, należy rozwinąć listę obok i zaznaczyć odpowiednią opcję, następnie potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Od tego momentu wybrana opcja będzie domyślnie wyświetlać się przy wystawianiu wszystkich kolejnych faktur.
Aby wydrukować zapisaną wcześniej fakturę, należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Sprzedaż”, a następnie przejść do „Listy faktur VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Lista faktur”. Po odszukaniu na liście danej faktury należy rozwinąć przyporządkowane jej „Opcje” znajdujące się po prawej stronie i wybrać „Drukuj fakturę”. System otworzy podstronę, gdzie znajdują się dalsze instrukcje dotyczące drukowania.
Fakturę można również wydrukować z poziomu jej podglądu, należy wówczas na liście faktur kliknąć na numer odpowiedniej faktury lub rozwinąć jej „Opcje” i wybrać „Podgląd”. System otworzy podgląd danej faktury i na górze z prawej strony ekranu pojawią opcje pobierania dokumentu, należy wybrać opcję „Drukuj fakturę”.
Jeżeli faktura, którą chcemy wydrukować była wystawiona niedawno, najszybciej odnajdziemy ją na stronie głównej konta w dziale „Ostatnio wystawione faktury”, znajduje się on z prawej strony ekranu (widocznych jest tam 5 najnowszych faktur). Należy kliknąć na numer właściwej faktury, a system otworzy jej podgląd.
Aby wygenerować duplikat zapisanej wcześniej faktury, należy przejść do jej podglądu. Z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Sprzedaż”, a następnie przejść do „Listy faktur VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Lista faktur”. Po odszukaniu na liście odpowiedniej faktury należy rozwinąć przyporządkowane jej „Opcje” znajdujące się po prawej stronie i wybrać „Podgląd” lub kliknąć w numer faktury. System otworzy podgląd danej faktury i na górze z prawej strony ekranu pojawią opcje pobierania dokumentu, należy wybrać opcję „Pobierz PDF”.
Pojawi się formularz, w którym zaznaczmy opcję „1 egzemplarz z oznaczeniem Duplikat” i zatwierdzamy przyciskiem „Pobierz dokument”. Duplikat faktury zostanie pobrany na komputer (będzie zawierał również datę utworzenia).
Jeżeli chcemy wygenerować duplikat faktury, która była wystawiona niedawno, najszybciej odnajdziemy ją na stronie głównej konta w dziale „Ostatnio wystawione faktury”, znajduje się on z prawej strony ekranu (widocznych jest tam 5 najnowszych faktur). Należy kliknąć na numer właściwej faktury, a system otworzy jej podgląd.
Dla zarejestrowanych użytkowników:
Po zalogowaniu do systemu Fakturex, znajdą się Państwo na stronie głównej swojego konta. Należy przejść do zakładki „Sprzedaż” znajdującej się po lewej stronie, a potem wybrać opcję „Wystaw fakturę VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się w centralnej części strony głównej, należy wtedy wybrać przycisk „Wystaw fakturę”. Większość danych tworzonej faktury będzie wypełniona domyślnie, pozycje te można modyfikować według własnych potrzeb. Należy jednak pamiętać o wypełnieniu pól „Nabywca” i „Miejsce wystawienia faktury”, oraz dodaniu co najmniej jednej pozycji produktu/usługi – bez tych danych nie będzie możliwe wygenerowanie faktury. Po wypełnieniu wszystkich danych należy kliknąć w znajdujący się na dole przycisk „Zapisz fakturę”, zostaniemy wówczas przeniesieni do widoku wygenerowanej przez nas faktury, która już znajduje się w systemie.
Dla niezarejestrowanych użytkowników
Nie trzeba posiadać konta w naszym systemie aby wystawić fakturę, dla niezarejestrowanych użytkowników istnieje opcja Faktury ekspresowej. Na głównej stronie fakturex.pl wybieramy przycisk „Wystaw fakturę ekspresową” znajdujący się w prawym górnym rogu. Po wypełnieniu koniecznych danych klikamy w znajdujący się na dole przycisk „Generuj fakturę” i pobieramy ją w formacie PDF. UWAGA! Proszę pamiętać, że wygenerowana w ten sposób faktura w żaden sposób nie zostanie zapisana w systemie Fakturex, dotyczy to również podawanych danych klientów i produktów/usług. Zapisywanie i zapamiętywanie danych możliwe jest tylko po zarejestrowaniu się w naszym systemie.
Aby wystawić korektę istniejącej w bazie faktury, należy przejść do jej podglądu. Z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Sprzedaż”, a następnie przejść do „Listy faktur VAT”. Inna możliwość to skorzystanie z Szybkiego menu znajdującego się na stronie głównej systemu, należy wtedy wybrać przycisk „Lista faktur”. Po odszukaniu na liście odpowiedniej faktury należy rozwinąć przyporządkowane jej „Opcje” znajdujące się po prawej stronie i wybrać „Podgląd” lub kliknąć w numer faktury. System otworzy podgląd danej faktury i na górze z prawej strony ekranu pojawią opcje dokumentu, należy wybrać opcję „Wystaw korektę”. System przeniesie nas do edycji nowego dokumentu – faktury korygującej, po dokonaniu pożądanych zmian zatwierdzamy dokument przyciskiem „Zapisz fakturę”. Wystawiona faktura korygująca zostanie automatycznie dodana do listy faktur.
Aby zmienić format numeracji faktur należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Numeracja faktur i rachunków” znajduje się rubryka „Format numeracji”, w odpowiednim polu edytujemy sposób numeracji dokumentów i zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”.
Jeżeli jesteśmy zalogowani do systemu, w prawym górnym rogu cały czas wyświetla się nasza nazwa użytkownika, należy w nią kliknąć i wybrać opcję „Edycja konta”, a następnie przejść do rubryki „Zmiana hasła”. W formularzu, który się pojawi należy podać stare hasło, potem wprowadzić nowe i zatwierdzić przyciskiem „Zapisz nowe hasło”.
Sytuacja, w której wystawiono błędną fakturę, a potem usunięto ją z systemu, spowoduje że powstanie luka w numeracji faktur. Aby temu zapobiec należy po każdorazowym usunięciu faktury, zmienić ręcznie numer, który będzie przypisany do kolejnej wystawianej faktury, wówczas system będzie poprawnie numerował dokumenty. W tym celu z menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Numeracja faktur i rachunków” znajduje się rubryka „Numer kolejny dokumentu”, w odpowiednim polu zmieniamy liczbę porządkową kolejnej faktury, cofając ją o 1 (jeśli usunęliśmy 1 fakturę). Zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz”.
Przykład: W systemie istnieją wystawione 3 faktury zaliczkowe, wystawiając 4-tą popełniliśmy błąd i usunęliśmy ją z systemu. Jeśli nie zmienimy numeru faktury w ustawieniach, kolejna faktura zaliczkowa będzie miała numer 5, a więc będzie brakowało faktury nr 4. Dlatego po usunięciu faktury, a przed wystawieniem nowej, musimy ręcznie zmienić jej numer tak jak opisano to wyżej (w „Ustawieniach faktur”), w tym przypadku z 5 na 4, aby kolejna faktura otrzymała numer 4.
Oznaczenia te można zmieniać przy każdorazowym wystawianiu faktury, na etapie jej tworzenia, rubryka ta znajduje się w górnej części dokumentu po prawej stronie. Na początku pracy w systemie Fakturex domyślnie ustawiona jest opcja „Data zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi”, aby ją zmienić należy rozwinąć przycisk „zmień’ i z listy wybrać właściwą opcję.
Jeżeli chcemy zmienić stałe domyślne oznaczenie dla wszystkich wystawianych faktur, to należy z menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Ustawienia” i przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Ogólne” znajduje się rubryka „Data sprzedaży na fakturze”, należy rozwinąć listę obok i zaznaczyć odpowiednią opcję, następnie potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Od tego momentu wybrana opcja będzie domyślnie wyświetlać się przy wystawianiu wszystkich kolejnych faktur.
Status faktury (Do zapłaty, Zapłacona, Wydrukowana, Wysłana, Szkic, Anulowana) można ustawić na etapie jej tworzenia, po prawej stronie w górnej części dokumentu znajduje się rubryka „Status”, z rozwijalnej listy wybieramy właściwą opcję.
Jeżeli chcemy zmienić status istniejącej już faktury, należy na „Liście faktur VAT” odnaleźć daną fakturę i kliknąć w jej obecnie przypisany status, rozwinie się wówczas lista innych opcji statusu, kliknięciem wybieramy ten właściwy.
Zmiany statusu można również dokonać z poziomu podglądu faktury, na liście faktur należy kliknąć na numer odpowiedniej faktury lub rozwinąć jej „Opcje” i wybrać „Podgląd”. System otworzy podgląd danej faktury, na górze z prawej strony dokumentu będzie widoczny jego obecny status, należy w niego kliknąć i z rozwijalnej listy wybrać pożądany.
Jeżeli faktura, której status chcemy zmienić była wystawiona niedawno, najszybciej odnajdziemy ją na stronie głównej konta w dziale „Ostatnio wystawione faktury”. Należy kliknąć w obecnie przypisany status i z rozwiniętej listy wybrać właściwy.
Zmiany statusów zapisują się automatycznie.
Z menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę „Ustawienia”, a następnie przejść do „Ustawień faktur”. W zakładce „Zmiany masowe” znajduje się rubryka „Zmiany statusów”, należy wybrać odpowiednią opcję z listy i potwierdzić przyciskiem „Zapisz”. Wybrany status zostanie przypisany do wszystkich istniejących w bazie faktur.
